Формирование фактической себестоимости продукции сельского хозяйства

1.Общие принципы

Механизм закрытия счетов и формирования фактической себестоимости в условиях сельскохозяйственного производства является не столько сложной, сколько кропотливой и рутинной за-дачей. Огромное количество проводок, многократный расчет баз распределения той или иной суммы затрат, сложная структура под-разделений сельхозпредприятия делают задачу автоматизации про-цесса закрытия периода чрезвычайно важной.

Эта задача имеет два основных отличия от закрытия перио-да в промышленном производстве:

• годовой цикл сельскохозяйственного производства;
• многоуровневый алгоритм распределения фактических затрат на продукцию.

2.Годовой цикл с/х производства

Цикл производства в сельском хозяйстве составляет год. И период этот не совпадает с годом календарным. В общем случае период накопления затрат под урожай N-го года начинается осенью года предыдущего с подготовки почвы, а заканчивается такими операциями, как подработка, сушка или даже первичная переработ-ка сельхозпродукции.

То есть обычна ситуация, когда затраты на некую культуру текущего года еще не завершены, а уже закладываются затраты под урожай следующего года.

Таким образом, когда в конце календарного года подойдет время закрывать затратные счета, суммы незавершенного производ-ства должны оставаться только на тех видах продукции, которые заведены под урожай следующего года.

Часто возникает вопрос: "А как же закрыть месяц, квар-тал?". Такой период можно закрыть, соблюдая формальные проце-дуры, но каков будет смысл результатов подобных расчетов? База распределения затрат вспомогательных производств и общехозяй-ственных затрат еще не сформирована (или сформирована частич-но), не зарегистрирован выход всего объема той продукции, под производство которой и были заложены затраты. Следовательно, закрытие счетов будет некорректным. Так что, если бухгалтера ин-тересует только автоматическое заполнение балансовых форм, то такое закрытие может быть выполнено. Если же целью закрытия затратных счетов является:

• расчет фактической себестоимости продукции;
• анализ структуры затрат;
• анализ эффективности работы подразделений;
• анализ рентабельности возделывания конкретных культур;
• принятие управленческих решений и планирование на следую-щий год;

Мы рассматриваем самый общий случай, когда предприятие занимается и растениеводством, и животноводством, и промыш-ленным производством (переработкой). Именно в этой ситуации, из-за потребности корректно распределить общехозяйственные и общепроизводственные затраты, закрытие счетов осуществляется по самому большому производственному циклу, - в данном случае, связанному с растениеводством. Однако, для предприятий, зани-мающихся только животноводством и промышленным производст-вом, и соответственно не имеющих такого большого производст-венного цикла, закрытие периода можно производить ежемесячно.

Общепроизводственные затраты по видам деятельности и общехозяйственные затраты предприятия в целом, собираемые в разрезе статей затрат и подразделений (накапливаются на счетах 25 и 26), как правило, относятся ко всем видам деятельности предпри-ятия без исключения, а, следовательно, и распределяться должны на себестоимость всех видов продукции, по тому или иному принци-пу. А какой бы ни была база распределения, полностью она будет сформирована только к концу года.

Использование в качестве базы распределения общехозяй-ственных затрат (26 счет) объема выручки также накладывает огра-ничения. Известны прецеденты, когда пользователи программы пы-тались закрыть 26-й счет не только в отсутствии продаж, но даже когда не было выхода готовой продукции. Это также является аргу-ментом в пользу закрытия счетов в конце года.

И последнее. При формировании баланса за квартал или по-лугодие, незакрытые затратные счета смущать не должны. Для сельхозпредприятия эта сумма, - объем незавершенного производ-ства, который считается по следующей формуле:

3.Многоуровневый алгоритм распределения затрат на продукцию: закрытие 26-го счета

Очевидно, что общехозяйственные расходы (накопленные на 26-м счете) необходимо распределять пропорционально выручке, полученной от разных видов продукции. В то же время, такой спо-соб не дает возможности оценить эффективность работы того или иного подразделения, вырабатывающего продукцию. Для решения этой проблемы применяется двухступенчатый механизм закрытия 26-го счета.

1 этап

Формирование базы распределения по объему выручки позволяет определить сумму затрат 26-го счета, которую необходимо отнести на тот или иной вид продукции.

Этого было бы достаточно, если бы происходило закрытие общехозяйственных расходов на себестоимость продаж (26-й счет на 90) в соответствии с методикой директ-костинга. Однако, для формирования фактической себестоимости, общехозяйственные расходы закрываются на затраты основного производства (26-й счет на 20-й), что в итоге дает дополнительные возможности анализа структуры затрат и эффективности подразделений предприятия. В связи с этим, используется второй этап закрытия.

2 этап

Каждая сумма, определенная на первом этапе, разбивается пропорционально базе распределения - сумме отдельных статей прямых затрат на 20-м счете по нужному виду продукции, в разрезе подразделений.

В этом случае становится известна сумма, которую надо от-нести на конкретное подразделение.

ВНИМАНИЕ!!!

Статьи затрат, попадающие в базу распределения косвен-ных затрат, должны иметь соответствующий признак в справочнике "Статьи производственных затрат". К приме-ру, из базы распределения, как правило, исключаются такие статьи как "Семена", "Корма".

4.Многоуровневый алгоритм распределения затрат на продукцию: распределение 20-го счета

При закрытии периода в производстве, не связанном с сель-ским хозяйством, разница, выявленная между плановой и фактиче-ской себестоимостью, в общем случае распределяется только на остатки продукции на складах и на себестоимость реализованной продукции. То есть, затраты основного производства (20-й счет) или выпуск готовой продукции (40-й счет) (в зависимости зависит от выбранной на предприятии учетной политики, с использованием или без использования промежуточного 40-го счета для учета гото-вой продукции) в соответствующей пропорции закрывается на го-товую продукцию (43-й счет) и себестоимость продаж (90.2-й счет).

Для сельского хозяйства используется более сложный меха-низм. Алгоритм закрытия периода и формирования фактической себестоимости должен учитывать все многообразие корреспонден-ций, представленных на схеме.

На данной схеме представлены корреспонденции, "первого порядка" (то есть, по какому назначению была использована гото-вая продукция, выпущенная с 20-го счета).

Готовая продукция может оставаться на складах, уйти в реализацию. Продукция, выпущенная как несортовая, в процессе подработки "превращается" в продукцию разной сортности, отходы и побочную продукцию (к примеру, солому, которая проходит по виду номенклатуры "Пшеница"). Продукция одного вида может также уйти в затраты по производству продукции другого вида. Особенно это актуально для сельхозпредприятий "широкого про-филя", сочетающих в себе растениеводство, животноводство и пе-реработку.

В случае с закрытием затрат основного производства по жи-вотноводству (счет 20.2), также может потребоваться отнесение части затрат на животных на выращивании и откорме (11-й счет). Как правило, эта операция происходит до основного распределения затрат основного производства в части животноводства (закрытия счета 20.2), например, списывается процент затрат по виду продук-ции "Молоко" на кормление животных.

Самыми сложными, с точки зрения распределения затрат, является распределение затрат на производство материалов (кор-респонденции с 10 счетом), т.е. "перевод" выпускаемой продукции в материалы, которые в дальнейшем идут на воспроизводство про-дукции других видов. В этом случае "дополнительная стоимость", попадающая на конкретные материалы в результате первого этапа распределения, должна дополнительно распределяться по приве-денной ниже второй схеме.

Этот второй этап основан на том же самом принципе рас-пределения: определяется доля разных корреспонденций в общем объеме расходования материалов, принимаемая за базу распределе-ния, дополнительные стоимости распределяются пропорционально этой базе.

Отдельно необходимо рассмотреть такие случаи, когда за-траты, накопленные в текущем году, надо распределять на продук-цию нескольких лет. Примером этого может служить выращивание многолетних трав. Для правильного определения фактической себе-стоимости таких культур в программе предусмотрена возможность распределения не всех затрат, а какого-то их процента (с учетом того, что оставшиеся затраты останутся на незавершенном произ-водстве и будут закрываться в течение еще нескольких лет).

Другой аналогичный случай, - возделывание пара или зяби, то есть ситуация, когда по результатам выполнения работ прошлого года были понесены затраты, но реального выхода продукции не было. В этом случае затраты прошлого года необходимо распреде-лить на виды продукции года текущего (и, возможно, еще несколь-ких будущих лет, с учетом особенностей севооборота), которые по-сажены на этих площадях. Для этого предусмотрены механизмы автоматического распределения затрат с одного вида продукции на несколько других.

Если распределение затрат прошлого года будет произво-диться в течение нескольких следующих лет, то оно производится согласно задаваемого процента. Очевидно, что сумма процентов по всем годам должна быть равна 100.

При распределении затрат основного производства необхо-димо также таким образом строить последовательность закрытия счетов и видов деятельности внутри счетов, чтобы на ранее закры-тые виды не попадали затраты видов продукции, закрываемых поз-же.

Пример неправильной последовательности закрытия счетов:

• Закрывается вид продукции "Силос". Затраты распределе-ны. Сальдо 20-го счета по "Силосу" равно нулю.
• Закрывается вид продукции "Кукуруза". Затраты по кукуру-зе распределены. Сальдо 20-го счета по "Кукурузе" равно нулю. Но, в результате распределения часть затрат относит-ся на "Силос" (при этом формируется бухгалтерская про-водка Дебет 20-Силос ? Кредит 20-Кукуруза).

Если определять себестоимость видов продукции в обратной последовательности, то такой ситуации возникнуть не может.

5.Многоуровневый алгоритм распределения затрат на продукцию: закрытие 11-го счета

Принцип распределения затрат на выращивание и откорм животных (11-й счет) аналогичен распределению затрат основного производства (20-е счета), при этом при формировании базы рас-пределения учитываются корреспонденции с другими, соответст-вующими 11-му счету, счетами.

В свою очередь, затраты, накопленные при переводе молод-няка в основное стадо (счет 08.6) могут далее распределяться на стоимость основных средств (01 счет, основное стадо) и на другие группы животных на выращивании и откорме (11-й счет).

Порядок выполнения формальных процедур ведения учета в программе (последовательность и правила заполнения документов и справочников), позволяющий отразить все перечисленные выше особенности ведения учета на сельскохозяйственных предприятиях и получить обоснованную фактическую себестоимость производст-ва продукции, подробно описан в документации. Целью данного материала является описание методики и общих принципов форми-рования фактической себестоимости продукции сельского хозяйст-ва и закрытия бухгалтерских счетов.

Этот принцип очень схож для практически всех распределе-ний, которые строятся при закрытии периода. Суть его в правиль-ном и максимально полном наполнении базы распределения той или иной статьи затрат и дальнейшем пропорциональном распреде-лении суммы на основании этой базы. В ряде случаев распределяет-ся не вся собранная сумма, а только ее доля. Данный принцип дос-таточно прост для понимания, но нетривиален при его реализации на практике, особенно, если в распоряжении бухгалтера, кроме ме-тодики и данных об объемах затрат, больше ничего нет. При этом, чем глубже и детальнее организована аналитика затратных счетов, тем сложнее провести такое закрытие.

Автоматизированный расчет баз распределения затратных счетов и формирование фактической себестоимости позволяет не только в короткие сроки обработать огромное количество информа-ции, но и дает возможность бухгалтеру, путем простого изменения параметров вводимых в базу данных документов, получить различ-ные варианты результатов и выбрать из них наиболее приемлемый.

При этом, при появлении дополнительной информации (на-пример, вводе или корректировке документов "задним числом"), не требуется заново рассчитывать те или иные данные, достаточно просто "перепровести" документы по закрытию периода, которые выполнят все необходимые расчеты и разнесут затраты с учетом изменившихся данных.